Overzicht in je administratie is prettig en zorgt voor rust. Zeker wanneer jouw bedrijf veel maandelijkse, wekelijkse of dagelijkse transacties heeft. Het juiste boekhoudprogramma is hierbij onmisbaar. Maar hoe koppel je deze aan Magento, zodat alle financiële informatie van jouw webshop inzichtelijk is? 

Waarom een extern boekhoudprogramma?

Naast inkomsten uit je webshop zijn er ook vaak andere geldstromen. Het fijne aan een centrale omgeving waar de in en uitgaven worden gebundeld is dat je alles centraal hebt staan en daardoor geen verborgen kosten of inkomsten hebt. Hier kan een boekhoudprogramma je bij helpen. Dit is een aparte software die je helpt met al je financiële zaken. Voor de meeste boekhoudprogramma’s betaal je per maand, maar dit heeft dan wel het grote voordeel dat je altijd over de nieuwste functionaliteiten beschikt.

Bekende boekhoudprogramma’s:

  • Exact
  • Twinfield
  • Unit4

Waarom wil je je boekhoudprogramma koppelen?

Handmatig de boekhouding doen, is niet meer van deze tijd en ook nog eens tijdrovend. Steeds meer gebeurt online ook met hoge prijzen, en dat moet allemaal juist gedocumenteerd worden. Een hele hoop kan en moet eigenlijk geautomatiseerd worden. Meestal stuur je facturen vanuit je boekhoudsysteem. Wanneer je ervoor kiest om Magento te koppelen aan een boekhoudprogramma kan je ook voor webshopbestellingen de facturen laten uitsturen. Dit wordt dan automatisch ingeboekt op het juiste grootboek en met de juiste BTW-codes. Ook retourzendingen kunnen automatisch in het systeem worden gezet, zodat je aan het einde van het jaar niet álles hoeft te controleren. Hierdoor is alles inzichtelijk, zodat je de kosten en baten gemakkelijk naast elkaar kunt leggen. Een andere reden is dat je je accountant geen toegang hoeft te geven tot Magento en hij alles in het juiste, en voor hem bekende, programma kan doen.

Fouten worden minder gemaakt wanneer je je boekhoudprogramma aan Magento koppelt. Je zou maar een komma ergens handmatig vergeten…

Gebruik software en systemen waar ze voor bedoeld zijn!

Een boekhoudprogramma is geen ERP-systeem

We hebben in eerdere artikelen al ERP-systemen besproken. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit wordt vaak ingezet om voorraden bij te houden, of kortingen op producten te berekenen. Boekhoudprogramma’s hebben ook wel dit soort functies, en daardoor worden ze nog wel eens gebruikt als ERP-systeem. Dit raden we echter ten zeerste af. We vinden het belangrijk dat systemen worden gebruikt waar ze voor bedoeld zijn. Wanneer je je boekhoudprogramma gebruikt als ERP-systeem, loop je uiteindelijk tegen problemen aan. Zo moet je veel personeel in je boekhoudprogramma laten die hier niets te zoeken heeft, en is de kans daardoor groter dat er fouten in de administratie ontstaan. In een boekhoudprogramma kan je met wat moeite ook bepaalde functionaliteiten van ERP-systemen inzetten, zoals de prijzen van producten. Maar ook hier zul je de meeste functionaliteiten weer missen en tegen verscheidene problemen aanlopen.

Het is ook geen CRM

Een CRM-systeem wordt gebruikt om klantgegevens en klantafspraken in te gebruiken. Er zijn nog steeds B2B-bedrijven die hun boekhoudprogramma gebruiken als CRM. Ook hierbij geldt dat je mensen met verschillende rollen toegang moet geven en loop je het risico dat personeel gevoelige financiële gegevens te zien krijgen. Ook heb je amper functionaliteiten in een boekhoudsysteem die voldoende bruikbare informatie bieden, die je juist wel in een CRM wilt zien.

Hoe koppel je een boekhoudprogramma aan Magento?

De meeste bekende boekhoudprogramma’s kunnen middels een bestaande extensie worden gekoppeld aan Magento.

Voorbeeld: Dealer4Dealer ontwikkelt extensies die worden ontwikkeld voor het boekhoudprogramma Exact. Deze worden veel toegepast in Magento-omgevingen. Met deze koppeling zijn de meeste verbindingspunten al voor je beschikbaar waardoor je veel geld kan besparen in het opzetten van een koppeling. Hiermee kunnen facturen bijvoorbeeld worden verstuurd via Magento en worden aankopen – en leveringen die terug worden gestuurd – automatisch op de juiste manier geboekt. Ook voor andere boekhoudprogramma’s zijn vaak al bestaande koppelingen ontwikkeld. 

Het is wel altijd van belang dat je goed oplet dat alle instellingen goed worden overgenomen. Hier mogen geen fouten in ontstaan, omdat er anders fouten in de administratie terechtkomen, en dat kan een duur grapje worden.

Wat doet TIG?

Om jouw organisatie optimaal te laten presteren, helpen we je graag met de koppeling van een boekhoudprogramma aan Magento. We hebben hier ruime ervaring in en adviseren je daar waar nodig. Benieuwd geworden? Neem dan contact op!