Het bestelproces van het magazijn bij Shell zorgde voor talloze problemen. Welke problemen waren dit en hoe heeft TIG deze opgelost met een interne webshop?

Langdurig bestelproces bij grijpvoorraad

Het grote magazijn van Shell wordt intern gebruikt door engineers en monteurs die bijvoorbeeld testopstellingen maken. Deze grijpvoorraad is vooral voor onderdelen die direct nodig zijn. Monteurs moesten zich bij het magazijn melden met een bestellijst om vervolgens te wachten tot de onderdelen bij elkaar werden verzameld. Het kwam regelmatig voor dat er vragen werden gesteld, dat kwam voornamelijk omdat er alleen een lijst met codes ter beschikking was. Hoewel veel van de medewerkers alle codes uit hun hoofd kenden, was het vaak lastig om te bepalen welk onderdeel nou echt geschikt was.

Geen actuele voorraadlijst

Ook was de voorraadlijst nooit actueel. Eén keer per week werd er een Excel-lijst verstuurd via het intranet. Het kwam hierdoor geregeld voor dat later in de week een engineer naar het magazijn ging en de onderdelen die hij nodig had niet meer beschikbaar waren, terwijl hij wel dacht dat ze er waren. Hierdoor ontstonden heikele situaties, zoals vertraging of het noodgedwongen aan moeten passen van lopende projecten.. Een enorme kostenpost dus!

Het doorfactureren van de kosten

Aan het einde van het jaar werden de kosten van het magazijn doorgefactureerd over alle afdelingen, maar dit was een oneerlijke verdeling. De ene afdeling maakte namelijk meer gebruik van het interne magazijn, dan de andere en toch moest iedereen evenveel bijdragen. Shell wilde daarom graag dat deze verdeling eerlijker werd.

Hulp van TIG: interne webshop

Tijd om het gehele proces te versnellen! En daarom koos TIG voor een interne webshop met het open source platform Magento 2, omdat een volledig op maat gebouwde applicatie te veel tijd zou kosten. De gebruikerservaring van de webshop is vergelijkbaar met die van Bol.com. De webshop heeft een goede zoekfunctie, met de mogelijkheid om te filteren op specificaties. Zo hebben engineers en monteurs niet meer een code nodig die ze moeten onthouden en werkt de webshop zeer intuïtief. Om het proces nog sneller te laten verlopen, kunnen er bestellijsten aangemaakt worden voor terugkerende projecten. Alle benodigde onderdelen staan dan met een paar muisklikken in het winkelwagentje. Snel en vooral heel gemakkelijk. Voor een beter overzicht worden bestellingen gekoppeld aan het projectnummer. Zo is het doorberekenen meteen een stuk gemakkelijker en is alles inzichtelijk geworden.

Is de bestelling geplaatst? Dan heeft de magazijnmedewerker de tijd om de onderdelen bij elkaar te zoeken. De engineer of monteur ontvangt een e-mail op het moment dat de bestelling klaarstaat. Zo hoeft hij niet onnodig bij het magazijn te wachten, maar kan hij ondertussen andere werkzaamheden uitvoeren.

“Het is een supersnel systeem. Een kwartier tot twintig minuten na de bestelling is er al een bericht dat de spullen klaarstaan in het magazijn. Voorheen kostte dit veel meer tijd.”

Andere bijzondere features

Beschikbare voorraad

Het is in één oogopslag te zien hoeveel er beschikbaar is in het interne warehouse van Shell, zodat er geen onduidelijkheden ontstaan. De voorraad wordt automatisch aangepast. Zo weten de monteurs en engineers precies wat er op voorraad is en is het gemakkelijker om te schakelen.

Geen wachtwoord nodig

De gebruikers hebben geen gebruikersnaam en wachtwoord nodig om gebruik te maken van de interne webshop. Een e-mailadres van Shell voldoet. Hier wordt een unieke link naar gestuurd. Zo hoeft niemand ingewikkelde wachtwoorden te onthouden.

Gekoppeld aan interne systemen

De webshop is gekoppeld aan de interne systemen voor optimale prestaties. Hierdoor worden alle activiteiten en transacties die binnen de interne webshop plaatsvinden voor iedereen inzichtelijk. Het is dus ook meteen gemakkelijker om de gemaakte kosten eerlijker te verdelen.

“We zijn zeer tevreden met de hulp van TIG. We hoeven nauwelijks bij te sturen en er wordt verrassend veel gedaan voor de hoeveelheid uren die we er maandelijks insteken.”